こんにちは。TOBBY LABOの小安です。弊社の事業の中に時間貸しの多目的スタジオteracoya（てらこや）があります。今までGoogleカレンダー公開していて空いてるところ狙ってお客様がお問合せフォームから予約を入れるというのが予約の流れだったのですが、ついに予約システムを導入することにしました。
これから書かれているシステムは、決して万人に合うとかそういうことではなくあくまで弊社の業務にフィットしてるかどうかっていう点で話しているのでそれが悪いとかそういうことではないです。合う業態には最高に合うようにできているのです。
なんで今のタイミングかというと、このコロナ世界になってテレワークの導入やらで会社に私しかいないことが多々ある中、一人で予約の受付をしていてふと「これってここまで人力じゃなくてもいいんじゃないの…」ということにやっと気が付いたからです。
あと、やはりあまり時代にフィットしてい予約方法だなって思ったのもあります。現代人、便利なものに慣れているので即予約完了、支払いもWEBで～という方が気楽なので新規の獲得にもつながりやすいかなというのが大きいです。
しかし今、いろんなパッケージのシステムがあるんだなあ…と調べてて迷う迷う。
パッケージのシステムのいいところは、とにかく安い。
今回は月間2万円以内のシステムだったらいいなあと思い探していきました。スクラッチ（ゼロから作る）システムだとおそらく300～500万円かかるのではとおもい、もし仮に500万円だった場合、10年使って月間4万円くらいの計算になるから、それだったらアップデートもされ続けるパッケージのシステムがいいなあと思ってはじき出した金額です。
あと、人件費を考えると、予約のメール返信やカレンダー更新に使っていた時間を時給換算すると結構な金額になることに気が付いた。だったら月々2万円くらいなんて安いじゃん、ってなわけで弊社が導入したのが、「リザエン」というシステム。しかも月13000円に収まる（初期費用は別途2万円かかる）
全部で資料請求も合わせたら10社くらい検討しました中で最後までスタジオルさんと悩みに悩んで。
そう、予約システムといっても、今ならコロナウイルスワクチンの予約受付システムだったり、レッスンスクールだったり、宿泊施設だったり、社内会議室の管理だったりと、それぞれの業務は全然違うのですよね。
弊社としては1時間の料金が決まっていて、好きな時間予約できて、さらには4時間パック料金というのもあったりするという条件があり、まずそれにそもそもフィットしていないものを振り落とすと10社検討のうち5社まで絞れてしまったのであった。
リザエンは業務にフィットした内容でカスタマイズした状態でテスト環境を渡してくれた。
スタジオルも最高のテスト環境で渡してくれた。ちゃんと弊社のWEBページ見てくれて内容がフィットしたものを流し込んだテスト環境をくれた…うれしい…。これってすごいじゃん…。最後まで悩んだのはカード決済機能がないところと（といいつつもなくてもいいのではくらいまでの境地にまで行った）、ポータルサイトに掲載されてしまうという点…（どちらかというと音楽スタジオ向けのポータルサイトなので間違って予約してくる人がいそうだなあ…っていうのが懸念、でも別にいいじゃんの境地まで行った）と既存の顧客様へのフィットが難しいかもしれない（どうにかなりそうだけどぐうう悩ましい）、などであります。予約する側も予約管理する側も大変使い勝手が良い。今どきの、カレンダータップしてスライドしていくと借りたいところの時間予約ができるというありがたやタイプです。管理画面もわかりやすい。ほんとに良く考えられててスタジオ予約に特化しているなあ…と思った。
という結論にたどり着く前に、せっかちな私は課金するやつにさっくり課金してとにかく触ってみることにした。
課金していじり倒してみたやつ「Reserva（レゼルバ）予約」。
機能が多すぎて逆に縛りが多くなっているというか、どちらかというと美容室やスクールなどの運営にはもってこいな感じ。ユーザーインターフェースもよいし。新規で立ち上げるレンタルスペースだったり完全自動化を考えているレンタルスペースだったらとっても良いと思いました。（無人経営できるレンタルスペースの鍵システムと連動できるという優れもの）
私はせっかちすぎたのでレゼルバをまさかのゴールドプラン10000円からエンタープライズ版20000円に変更課金をしてみた（つまり3万円かかった）。マニュアル読んでたら「この機能はエンタープライズ版のみです」と書いてある機能を使いたかったからであった。しかし。
してみたら、その機能も、まさかの予約期間の縛り等があることが判明し、全くもって弊社にフィットしないことがわかる。
絶望である。
毎日ほんとにこの悪夢を見てた。「あ！Googleカレンダーの同期はこうすればいいじゃん！」って夢の中で解決してみるが、現実はそんなでもない、とか。「このメニューはこうすればこうなるんじゃないの？えい！」っていう夢を見ては、現実でむきー！！ってなったり。
そして、やっぱりこれはちゃんとテスト環境用意してくれるところにもお願いしてみよう…と思い、依頼してみる。（そこにたどり着いたのが金曜日の夜だったのでレゼルバのことばかり考えるのは土日も続くのであった）
月曜日の午後、見事3社からテスト環境が届く。そして火曜にもう1社からテスト環境が届く。
そうレゼルバも含めれば5種の予約システムをガチャガチャいじり続ける地獄の月曜火曜。
ただし、もうレゼルバのおかげでポイントはおさえているのだ。私が一番こだわっているところが何なのか、ようやく自分でもわかってきたのであった。これはシステムをもしスクラッチで発注している場合だったら、とても大事な要件定義のところなのだった。
発注する側も結局のところ一番大事だと思っていたものがそうでなかったりするのだ。そこに到達するには結局は近しいものを実際本気で触ってみるのが一番いい。または、近しいものをエクセルで作ってみる。あと、発注する側こそメモを取るべきだ。絶対に。自分が迷子になるから。
途中で自分が絶対必要って言ってたものがいつの間にかなくなってたりすることがある。そして最後はほんとどうでもいいやこの機能は、とかってなってたりする。
それがまさかのGoogleカレンダーの同期だった。
今Googleカレンダー使っているから必須と思っていたのが、よく考えたらシステムにあるなら全部それでよくない？って間抜けなことを言い始めたのです。小安なんてそんな人間ですよ。
あと、WEBでの決済機能必須って言ってたのに、よく考えたらこれだって別になくたっていいじゃん、までに行ってしまった。どうしてもWEB事前決済が必要ならPayPal契約したらいいじゃんとか。
途中までお客様ごとに契約形態が異なるから、お客様ごとで個別設定が必須とか思ってたけど、これもよく考えたらめちゃめちゃたくさんあるわけじゃないから個別対応でスタッフがシステムに入力もしくは修正でよくない？とか。
で、結果、着地したリザエンはほんとに管理画面もわかりやすいっていうのがよかった。そして業態ごとにカスタマイズして渡してくれるのでそれが本当に良かった。余計な機能がないから操作に迷わない。ほんとにそれ。
今回のことで思ったんだけど、システム導入するぞーってなったときに、購入する側が、上司にうまく伝えられない担当者だったりした場合、ほんとサービス提供側って振り回されるんだろうなあって思った。大事なシステム導入はぜひ、会社の偉い人が同席するべきだと小安は思います。
システムエンジニアさんあったら便利なスキルとして、『本当にそこまで自動化する必要ありますかねえ』、って言える妄想力って勝手に思いました。
私は約1週間ずっとこのことばっかり考えていてむきーってなってます。そう考えるとほんとシステムエンジニアさんってすごいよなあ…って改めて思うのでした。
